2 BE JAMMED

Zoals je weet Marcel ben ik een actief Yammeraar, maar ook een eenzame 😦 met uitzondering binnen onze ICTO-team Yammergroep 🙂

Yammer is een sociaal netwerk om informatie en kennis te rouleren binnen een organisatie. Het zou een krachtig hulpmiddel kunnen zijn om mensen te vinden op expertise en op activiteiten, als mensen bereid zijn om hun kennis via dit platform te delen. Helaas wordt het zo nog niet gebruikt.

Na de zomervakantie 2011 heb ik een overleg gehad met Erwin Groenewold, hoofd Dienst M&C. Met de introductie van de nieuwe wie-is-wie zouden we Yammer gaan promoten. Het nieuwe smoelenboek van Zuyd heeft even op zich laten wachten, maar nu worden vele fotosessies georganiseerd om iedereen ‘smoel’ te geven. Voor mij was dit het moment om Erwin even te herinneren aan zijn toezegging. Ik kreeg echter diverse vragen van hem terug, die ik nu (met dank aan Rienke) beantwoord, uiteraard open en transparant 🙂 Aangezien Erwin de vragen aan mij stelt, richt ik me nu even tot hem, is wel zo beleefd 🙂

Who I am?
afb. via RGBStock

Hallo Erwin,

Naast mij ligt het boek De Conversation Company, zo juist door mijn collega van Zuyd Bibliotheek naar mij gestuurd. Ken je het? Het gaat over het goed managen van het conversatiepotentieel! Je weet dat onze medewerkers het sociaal kapitaal van Zuyd zijn, die hebben veel kennis en talenten te delen. Zonde om deze niet in te zetten ter kwaliteitsverbetering van onze organisatie. Ik heb al eens eerder geblogd over het Sociaal Infonet, waarop mensen zelf hun gesprekken kunnen beginnen. Nu wordt op Infonet alleen berichten via jouw dienst gecommuniceerd.

Maar laat ik beginnen met het beantwoorden van je vragen:

Welke problemen, die mensen nu ervaren, kunnen worden opgelost?
Zuyd is een geografisch gespreide organisatie met een diversiteit aan opleidingen en kennisgebieden. Yammer is een middel om over de muren van opleidingen en diensten heen kennis en ervaringen uit te wisselen. Yammer kan wat e-mail niet kan: pijlsnel een hele menigte bij de communicatie betrekken. Stuur voor een enkele vraag een mail aan de hele organisatie en je krijgt gegarandeerd geïrriteerde reacties. Bij Yammer kiezen mensen er zélf voor wanneer ze het lezen. Bij organisaties waar Yammer officieel wordt gebruikt blijkt het mailverkeer met tientallen procenten te zakken.

Wat levert het op?
Medewerkers organiseren zich op een andere manier. Zij verzamelen mensen om zich heen die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Hierdoor ontstaat een heel ander soort netwerk. Ogenschijnlijk chaotisch maar in de praktijk effectiever. Yammeraars besparen tijd, zo blijkt, doordat ze sneller aan informatie komen, sneller uitkomen bij een collega die ze kan helpen met een klus. De betrokkenheid van werknemers bij hun bedrijf en collega’s wordt ook groter.

Waarom is dit beter dan de nu gebruikte methoden?
Wie-is-wie is vaak een statisch element op het intranet, dat snel veroudert. En ook dat is logisch, want er is geen noodzaak om je profiel bij te houden. Bovendien kost dat allemaal weer extra tijd. E-mailboxen zijn vaak overvol, kosten veel tijd en verliezen hun effectiviteit als communicatiemedium.

Voor welke personen/functies is het in het bijzonder waardevol?
De echte waarde ligt in de mogelijkheid om heel snel inzicht te krijgen in kennis, vaardigheden en activiteiten van collega’s (expertise-update, nieuw project, microblog over de voorbereiding van een presentatie voor een groep studenten, een nieuwe bookmark over een kennisgebied, etc.). Hiermee doorbreek je de verzuiling binnen een organisatie, omdat deze communities kunnen bestaan uit mensen van allerlei afdelingen. Juist in ‘onverwachte’ verbindingen schuilt veel meerwaarde. De kennis in de organisatie wordt beter ontsloten en gebruikt. Yammer biedt ook mogelijkheden om zelf groepen aan te maken buiten de organisatiegrenzen. Hoe krachtig is dit?

Aan welke organisatorische voorwaarden moet worden voldaan om de mogelijke voordelen ook daadwerkelijk te realiseren?
Sociale Media hebben een behoorlijk impact op de manier waarop mensen met elkaar informatie uitwisselen. Maar als je geen support hebt van het management kan het snel klaar zijn met je netwerk. Elke succesvolle community heeft een of meerdere personen die zich verantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van de community. De term “communitymanager” is hiervoor een gangbaar begrip.

Welke inspanning nodig is om dat te doen?
Creëer een officiële introductie. Maak bekend dat je organisatie echt met Yammer aan de slag gaat. Zorg dat je een goede support biedt in de vorm van trainingen, lesmateriaal en een communitymanager die de nieuwe leden helpt, aanspreekpunt is en ook analyseert wat er op het netwerk gebeurt. Een communitymanager is niet iemand die de hele dag door babbelt op het netwerk, maar juist de ruimte, oplossingen en faciliteiten biedt om medewerkers zoveel mogelijk waarde uit de community te halen. Werknemers moeten het wíllen gebruiken, je kunt mensen moeilijk dwingen te delen als ze het nut daarvan niet inzien.

Goede ervaringen van huidige gebruikers die aansprekend zijn voor beoogde gebruikers kunnen daarbij zeer behulpzaam zijn.
Aangezien ik Zuydbreed de meeste Yams plaats (onze blogposts automatisch via RSS) en door gebruik van #yam in mijn tweets, kan ik weinig goede ervaringen delen. Collega’s die inmiddels de kracht van social media hebben ontdekt, delen voornamelijk via twitter. Hier heb ik al diverse goede ervaringen opgedaan:

• n.a.v. een tweet van Guido van de Luitgaarden dat een Spaanse professor de geplande presentaties rondom e-Learningniet  kon verzorgen voor de MACESS, heeft Marcel deze presentaties verzorgd
• n.a.v. een tweet van Mark Bertrand over de Battle of Concepts, Marcel en ik samen een een brainstormsessie hebben verzorgd waardoor in september een module ‘battlend’ wordt gespeeld.
• n.a.v. een tweet van Ilse Meelberghs over inzet van twitter in haar les, heb ik haar geïnterviewd en haar gestimuleerd haar blog openbaar te zetten. Ze heeft een succesvol blog ‘De lerende docent‘ waar ze samen met studenten over haar onderwijs discussieert. Super!
• Ayk de Bie die ik via twitter heb ontmoet en waarmee ik samen een workshop over breinleren heb gevolgd.

Collega’s die ik zonder twitter nooit had leren kennen. Twitter zorgt voor mij voor verbindingen over de studiesteden heen en dwars door alle faculteiten. Deze kracht van kennisdelen kan Yammer ook voor Zuyd betekenen als er vanuit management samen met early adaptors op ingezet wordt. We gebruiken nu de gratis Yammer-versie waardoor iedereen met een Zuyd-account kan deelnemen, ook studenten. Met de gratis versie is managen van accounts en beveiliging niet mogelijk. Ik weet dat er gesprekken zijn tussen Yammer en SURFconext om het als een gadget in de SURFmarket aan te bieden.

Erwin, mag ik jou dan ook een paar vragen stellen die in het boek ‘De conversation Company’ gesteld worden:

• welke quick win kan Zuyd morgen implementeren om het onderbenutte conversatiepotentieel te verkleinen?
• wat kan je doen om Zuyd medewerkers te faciliteren om impactvolle conversaties te krijgen?
• hoe groot is het sociaal bereik van Zuyd en wat doe je om het te verhogen?
• in welke elementen van besluitvorming wordt de ‘crowd’ (studenten & medewerkers) betrokken?

Net zoals Lanting zegt: Iedereen CEO, zegt dit boek: Iedereen marketeer! In de huidige samenleving is iedere medewerker van Zuyd verantwoordelijk voor de ervaring van onze (toekomstige) studenten. De nieuwe marketingfilosofie is gebaseerd op communiceren; meerrichtingsverkeer ipv éénrichtingsverkeer.

Klik eens door deze presentatie over het succesverhaal van Capgemini met 30.000 Yammeraars!

Volgens mij gebeurt er binnen Zuyd zoveel moois waar onze medewerkers trots op zijn en willen delen. Als je stimuleert dat mensen hierover praten dan komt dit de verbinding en samenwerking ten goede en daardoor wordt innovatie bevorderd. Dan krijg je betrokken medewerkers ipv tevreden medewerkers.

Ik ben overtuigd van mijn argumenten 🙂 (gesteund door door TNO-onderzoek). Ik hoop, Erwin, dat jij ook de kansen ziet in plaatst problemen.
Helaas heeft mijn afspraak met Karel nog niet plaatsgevonden, maar ik zal hem net als jou via mail op de hoogte brengen van mijn reactie op jouw vragen.
Hoop snel van je te horen (of van collega’s die willen reageren, via Yammer 🙂 of dit blog).

Groet,
Judith