Verminderen (gedrags)regels de werkdruk?


Marcel, kan jij het me uitleggen? Ik snap het niet waarom collega’s maar blijven vragen om richtlijnen, regels, code of conducts met betrekking tot ons gedrag tot elkaar, het gebruik van e-mail of social media. We hebben toch ook geen regels voor f2f communicatie, hoe we communiceren in een klaslokaal of tijdens een vergadering, in de koffiecorner of tijdens een SLB-gesprek? Waarom dan wel voor digitale communicatie?

Sinds enkele weken heeft Hogeschool van Amsterdam een ‘protocol verantwoord e-mailgebruik’  waarvan nu wordt gezegd dat het een praatstuk is. Tja. Een commissie werkdruk heeft daar namelijk geconstateerd dat structureel dichtslibbende inboxen stressverhogend werkt bij docenten. Binnen Zuyd is dat niet anders. Van collega’s hoor ik dat studenten voor elk akkefietje docenten mailen, 24/7 een reactie verwachten, en dat het taalgebruik niet altijd even professioneel is. Maar om dan gedragsregels voor e-mailgebruik op te stellen als: niet mailen in het weekend, alleen zakelijk taalgebruik en liever geen humor 😦 Weet je, het doet me een beetje denken aan de 10 gouden regels zoals die op lagere en middelbare scholen gelden. Ik vind het een beetje betuttelend.

Over richtlijnen Social Media heb ik al heel vaak geblogd 😉

waarin ik  elke keer schrijf dat Zuyd al voldoende regels heeft met de integriteitscode [interne Zuyd-link] en de regeling ICT-gebruik [interne Zuyd-link]. En dat doe ik nu ook weer. Misschien dat deze omgangsregels wel eens wat geactualiseerd kunnen worden, want ‘werk=werk en privé=privé’ is in deze tijd van Het Nieuwe Werken misschien wat achterhaald. Op het blog van Ilse Meelberghs zag ik een mooi voorbeeld van een code of conduct van de Universiteit van Utrecht dat zowel voor medewerkers als studenten geldt maar waarin ook de universiteit als instituut haar verantwoordelijkheid neemt. De Zuydwaarden:  ambitieus, open, ondernemend, inspirerend en vakkundig zouden in een hernieuwde integriteitscode als basis kunnen dienen.

Dit blog schrijf ik als reactie op een blog van Ilse waarin ze een aanzet heeft gemaakt voor een code of conduct voor haar faculteit. Ik vind het zinvol om in gesprek te blijven met elkaar en met studenten over eigen verantwoordelijkheid en wat we professioneel gedrag vinden (zie ook mijn blogpost over professioneel beoordelen). Maar om hierbij regels te stellen? Regels zijn er om gehandhaafd te worden. Hoe realiseer je dat dan? Binnen het HBO werken we toch met professionals ook wel kenniswerkers genoemd. Kenniswerkers die balans tussen werk en privé zelf willen organiseren, waarbij technologie een faciliterende rol kunnen spelen. Althans dat lees ik in de vele boeken over nieuwe organisatievormen, het nieuwe werken, samenwerken, netwerken en leiderschap. Mintzberg zei in 1979 al: “Kenniswerkers zijn niet te managen door het opleggen van regels en procedures of door het toepassen van informatiesystemen” of zoals Weggeman zegt: “Verbeter het evenwicht met meer collectieve ambitie en minder regels en procedures” (zie mijn blog: Het belang van de onderstroom)
In het boek van Menno Lanting ‘De slimme organisatie’ wordt het rapport The Social economy van McKinsey Global Institute geciteerd:

Veel winst valt te behalen met de verschuiving van communicatie tussen kenniswerkers in een-op-een-kanalen (e-mail, telefoon) naar sociale kanalen, die geoptimaliseerd zijn voor veel-op-veel-communicatie: ‘Als meer informatie in de organisatie beschikbaar komt en doorzoekbaar is, in plaats van dat het onbereikbaar ligt opgeslagen in e-mail-inboxen, kunnen kenniswerkers niet alleen tijd besparen als het aankomt op het schrijven, lezen en beantwoorden van e-mail, maar ook op het zoeken naar content en expertise.

Ik denk dat de vraag om bescherming dmv regelgeving voor e-mail en social media voornamelijk komt omdat men niet weet hoe ze deze communicatiekanalen op een juiste manier kunnen inzetten. Vooral het altijd connected te zijn door de smartphones en tablet levert volgens mij het gevoel van werkdruk op.
Het gaat hierbij om adaptatie van de technologie. En het wennen aan nieuwe technologie kost tijd. Daarom moeten we ons meer inzetten voor ondersteuning waarbij aandacht besteed wordt aan bewustzijn, kennis, houding en gedrag. Dat zal heel divers moeten zijn voor onze docenten las ik in het blogbericht ‘Generatie handleiding’ van Karin Winters op Science Guide. Niet iedereen is hetzelfde en niet alle collega’s hebben dezelfde vaardigheden, zie onderstaand model.

Dus alsjeblieft geen regeltjes voor mij. Stuur mij maar mailtjes ’s nachts, in het weekend, wel of niet met een knipoog ;). Yammer me, Facebook me, LinkedIn me, Twitter me of stuur me een whatsappje. Skypen, Hangouten of f2f met een heerlijk kopje koffie. Ik vind het allemaal prima.  Als we maar in gesprek blijven.
En ik blijf er over bloggen, in mijn privétijd 🙂

Vakantiegroetjes,
Judith

Over Judith van Hooijdonk

Informatie professional, fervent kennisdeler, HNW-fan, Social Media, Web2.0, Onderwijs2.0, Bibliotheek2.0 "Just start somewhere and make a world of difference"

Geplaatst op 2 mei 2013, in Het Nieuwe Werken, Social Media en getagd als , , , , . Markeer de permalink als favoriet. 1 reactie.

  1. Judith,

    Ik val met mijn reacties op de reacties op mijn blog “code of conduct” een beetje in herhaling. En daardoor wordt het beeld ook steeds duidelijker. Dank daarvoor en voor je uitgebreide reactie.

    Als we regels opstellen, gaan we handhaven en ondermijnen we de ruimte voor het nemen van eigen verantwoordelijkheid. We zijn het eens dat dat ons ongewenst lijkt. (of het nou gaat om sociale media of in het algemeen)

    Waarom willen we dan zo graag regels/codes. Er lijkt wel behoefte te zijn om elkaar te informeren over de onderliggende waarden enz. Als basis om in gesprek te komen/blijven over wat dat gedrag van de ander met je doet. En dan wordt gekeken naar de invoering van een code als oplossing. Maar net als voor sociale media geldt dat ondersteuningsschema ook voor gedrag in het algemeen. Zwaaien met de code alleen gaat het niet doen. Het is richtinggevend, niet bepalend. Wel een basis voor gesprek, misschien aanleiding om te kiezen voor leren (versus defensief gedrag zie ook http://ilsemeelberghs.wordpress.com/2012/06/13/van-angst-naar-een-feestje/ ) En hoe dat leren verloopt en ondersteunt kan worden is voor iedereen anders.

    Mooie beginzin heeft die integriteitscode trouwens: “Deze integriteitscode bevat de grondslagen van het integriteitsbeleid van de hogeschool en benoemt de waarden en kaders, die richtinggevend zijn voor het handelen van medewerkers naar elkaar, naar studenten en naar de omgeving”

    En ik onthoud ook de zin van Weggeman: “Verbeter het evenwicht met meer collectieve ambitie en minder regels en procedures”

    Ik geloof dat ik graag zou willen dat de Code dat zou zijn, het verwoorden van de collectieve ambitie over hoe we met elkaar omgaan.

    Fijne zondag nog.

Kennis delen? Ja graag!

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: