Hi Marcel,

Op mijn LinkedIn-tijdlijn kwam een bericht voorbij waar zijn oog op viel: YOU are the cause of Meeting Mania. 14 Ways to stop it! Een bijdrage van marketing- en communicatie-adviseur Jill Shaul.

Vlak voor mijn vakantie ontving ik het ene na het andere vergaderverzoek. Zoals je weet is de organisatie van mijn Dienst onlangs opgesplitst in clusters, en ben ik van coördinator geworden van het cluster onderwijskundige ondersteuning. Had ik voorheen 1x per maand een dienstoverleg. Nu zijn daarnaast reguliere coördinatorenoverleggen en bila’s van ons cluster met de nieuwe directeur ingepland. En dan heb ik het nog niet over bijpraatuurtjes,stuurgroepbijeenkomsten en lectoraatsessies. Vooral op de maandagen en dinsdagen rol ik van het ene overleg in het andere 😦 Dat zal bij jou en onze collega’s niet veel anders zijn. Geen wonder dat iedereen verzucht dat ie het druk heeft als je vraagt hoe het gaat.

Druk?

Ik vind het een vervelend woord. Ik zeg bij voorkeur dat ik ‘lekker bezig ben’ 😉 De eerste alinea van Shaul’s blog deed me dan ook glimlachen

In case you haven’t heard, busy isn’t respectable anymore. Which means a calendar full of meetings isn’t a sign of importance. Volume doesn’t equal productivity; and lots of talking doesn’t mean you’re important.

Geldverspilling

Kan dat niet anders? Efficiënter? Ik heb al eens vaker balletjes opgegooid om meer online te delen. Mededelingen hoeven wat mij betreft niet in een vergadering. Een vergadering is voor discussie en afstemming in mijn optiek. Maar dan krijg ik van die blikken …. daar heb je haar weer …. en opmerkingen als ‘f2f is belangrijk’. Jaahaa …. Maar dat zeg ik ook niet!

Daarnaast zijn slechte bijeenkomsten een behoorlijke kostenpost. Zie deze TED infographic.

In haar blog somt Jill Shaul 14 redenen op hoe deze Meeting Mania te stoppen. Want uiteraard zijn we zelf de oorzaak van deze gekte. Wij accepteren klakkeloos alle uitnodigingen. Ik wel tenminste. Vanaf vandaag ga ik toch anders doen ….

Aantal tips

1. Is er een agenda toegevoegd? Geen agenda? Weiger! Of accepteer de agenda als voorlopig en vraag de organisator wat het doel is en jouw rol dan kan je je beter voorbereiden op de bijeenkomst (vergaderingen zijn eerder afgelopen als mensen voorbereid zijn) en dan is een tijdsduur van 1 uur is meer dan voldoende.
2. Zorg voor actieve bijeenkomsten. Ik zit ook te vaak onderuitgezakt in een bijeenkomst. Veel van mijn vergaderingen duren te lang, zeker 2 uur. Ik ga in ieder geval onze wekelijkse clusterbijpraatuurtje voortzetten aan de bar in de koffiecorner 🙂
3. Vermijd vergaderingen waar alleen mededelingen worden gedeeld. Dat kan ook via e-mail.
3. Is een wekelijks of tweewekelijkse bijeenkomst echt nodig? Evalueer het elke 3-4 maanden.
4. Moet jij er echt bij zijn of kan iemand anders van de genodigden ook jou vertegenwoordigen?
5. Weiger alle vergaderingen voor 8 uur en na 5 uur. Manage je werk- en privétijd goed.
6. Rek een bijeenkomst niet onnodig. Is er niets meer te bespreken, dan is het prima een bijeenkomst voortijdig te beeindigen.

Een paar andere tips voor agendabeheer
1. Begin je week met je prioriteiten van die week te stellen.
2. Blokkeer dagelijks tijd om te denken 🙂 🙂

Bovenstaande TED infographic is gebaseerd op een aantal TEDtalks. Bekijk onderstaande hilarische talk van David Grady eens. Duurt maar een kleine 7 minuten.

!NO MAS!

Groet,
Judith